システム分析で「目の前の課題」を解決する第一歩：分析対象のシステム範囲を定義する方法
はじめに
プロジェクトを推進する中で、予期せぬ課題や慢性的な問題に直面することは避けられません。多くのプロジェクトマネージャーは、こうした課題に対して迅速な対処を試みますが、それが表面的な対応に留まり、根本的な解決に至らないケースも少なくありません。これは、問題が単独で存在しているのではなく、様々な要素が複雑に関係し合った「システム」の一部として発生しているためです。
システム分析は、このような構造的な問題を理解し、最も効果的な介入点、すなわち「てこの原理」を見つけ出すための強力なアプローチです。しかし、「システム分析」と聞くと、どこから手をつければ良いのか、目の前の具体的な問題をどう分析対象として切り出せば良いのか、戸惑う方もいらっしゃるかもしれません。
本記事では、あなたがプロジェクトで直面している特定の「目の前の課題」をシステムとして捉え、効果的なシステム分析を行うための最初の一歩として、分析対象となるシステム範囲を定義する方法を解説します。システム思考やシステム分析が初めての方でも理解できるよう、具体的なステップと考え方をご紹介しますので、ぜひご自身のプロジェクト課題に当てはめて読み進めてみてください。
なぜ、目の前の課題をシステムとして捉える必要があるのか
多くの課題は、単一の原因によって引き起こされるわけではありません。複数の要因が相互に影響し合い、問題を生み出しています。例えば、プロジェクトの遅延という課題を考えた場合、単に「特定のタスクに時間がかかっている」だけでなく、コミュニケーション不足、要件変更の頻発、リソース配分の問題、チームメンバーのスキル不足など、様々な要素が絡み合っている可能性があります。
システムとして問題を捉えることは、こうした要素間の「関係性」や、原因と結果が循環する「フィードバックループ」を明らかにすることを意味します。これにより、課題の表面的な現象だけでなく、それを生み出している根深い構造に目を向けられるようになります。そして、「てこの原理」は、この構造の中にある、小さな力でシステム全体に大きな変化をもたらすことができる介入点なのです。
分析対象の「範囲」を定義することの重要性
システム分析はパワフルな手法ですが、いきなりプロジェクト全体、あるいは組織全体といった広大なシステムを分析しようとすると、複雑すぎて手に負えなくなることがよくあります。分析対象が曖昧だと、どこから情報を集め、何に着目すれば良いのかが分からなくなり、結局何も進まないという事態に陥りかねません。
効果的なシステム分析を行うためには、まず「今回の分析でどこまでを対象とするか」というシステム範囲を明確に定義することが不可欠です。これにより、分析の焦点を絞り、必要な情報収集や構造理解を効率的に進めることができます。
特定の問題をシステムとして切り出し、分析対象範囲を定義するステップ
それでは、あなたが現在取り組んでいる、あるいは解決したいと考えている「目の前の課題」をシステム分析の対象として設定するための具体的なステップを見ていきましょう。
ステップ1：解決したい「問題」を明確に定義する
まず、何が問題なのかを具体的に、かつ客観的に記述することから始めます。漠然とした「プロジェクトがうまくいっていない」ではなく、「リリースが常に計画より2週間遅延している」「特定チーム間の情報共有が滞り、手戻りが発生している」「ステークホルダーからの要望変更が頻繁で、計画が安定しない」のように、観察可能な現象として定義します。
この時、「誰が」「何を」「どのような状況で」といった5W1Hを意識すると、問題の輪郭がよりはっきりします。この定義が、以降の分析の出発点となります。
ステップ2：問題に直接・間接的に関連する要素（構成要素）を洗い出す
定義した問題の発生に、どのような要素が関わっていそうかブレーンストーミングしてみましょう。これらはシステムの「構成要素」となり得ます。
- 人: チームメンバー、関係部署、ステークホルダー、顧客など
- プロセス: 開発プロセス、承認プロセス、コミュニケーションプロセス、意思決定プロセスなど
- 情報: データ、ドキュメント、レポート、会議の議事録など
- ツール/技術: 使用しているソフトウェア、ハードウェア、開発ツールなど
- 組織構造/ルール: チーム分け、レポートライン、評価制度、規定など
- 物理的なもの: 作業環境、設備など
- 外部要因: 市場動向、競合、規制、季節要因など
リストアップする際は、最初は「関係ありそう」と感じたものを広く洗い出すことが重要です。この段階で詳細な因果関係を考える必要はありません。
ステップ3：システム分析の「境界線」を設定する
ステップ2で洗い出した要素の中から、「今回の分析の対象とする範囲」を決めます。これがシステムの「境界線」の定義です。
境界線を設定する際の考え方としては、以下の点が参考になります。
- 問題との関連性の強さ: 問題に直接的、あるいは強く間接的に関連している要素を優先します。
- 分析可能性: 情報が入手可能であるか、影響力を理解可能であるかなど、分析を進める上で現実的に扱える範囲とします。
- 介入可能性: 将来的に「てこの原理」が見つかった際に、介入や変更が可能と思われる要素を含む範囲とします。（ただし、最初から介入可能性だけで絞りすぎると、根本原因を見落とす可能性もあります）
- 分析の目的: なぜシステム分析を行うのか、その目的に照らして必要な範囲を検討します。
例えば、「特定チーム間の情報共有の滞り」が問題であれば、その2つのチーム、関係する上司や関係部署、情報共有に使っているツール、共有のプロセス、チーム間のコミュニケーションルールなどを構成要素とし、それらを境界線内に含める、といった形になります。外部の市場動向などが直接的には関係なさそうであれば、一旦境界線の外に置きます。
境界線の設定は、分析の目的や深さによって変わる相対的なものです。この段階で設定した境界線はあくまで仮のものであり、分析を進める中で必要に応じて見直していくこともあります。
ステップ4：境界線内の要素間の「関係性」や「動態」を仮説として捉える
境界線内の構成要素が洗い出せたら、これらの要素が互いにどのように影響し合っているか、どのような「関係性」があるか、そして時間が経つにつれてシステムがどのように変化するかの「動態（ダイナミクス）」について、現時点での仮説を立ててみます。
例えば、「情報共有の滞り」という問題であれば、「情報共有ツールの使い方が分からず利用頻度が低い」→「必要な情報が伝わらない」→「手戻りが発生する」→「ツールの利用がさらに敬遠される」といった、要素間の繋がりやフィードバックループの仮説を立ててみます。
この仮説は、後の分析（例: 因果ループ図の作成など）で検証・ refinementしていくものです。まずは、「おそらくこういう繋がりがあるのではないか」「この要素が変わると、他の要素もこう変わりそうだ」といった形で考えてみることが重要です。
定義したシステム範囲で分析を進めるために
分析対象のシステム範囲が定義できたら、いよいよ本格的なシステム分析に進みます。ここから、因果ループ図やシステム構造図といったツールを活用し、ステップ4で立てた仮説を検証し、システムの構造をより深く理解していきます。
システム分析を進める上では、以下の点に留意してください。
- 動態（ダイナミクス）への着目: システムは常に変化しています。問題が時間と共にどのように変化してきたか、将来どのように変化しそうかという動的な側面に注意を払ってください。
- フィードバックループの探索: 原因と結果が循環するフィードバックループは、システムの挙動を理解し、「てこの原理」を見つける上で最も重要な要素の一つです。要素間の関係性を探る際は、フィードバックループの存在を意識してください。
- 外部要因の考慮: システムの境界線を設定しても、その外部にある要素がシステムに影響を与えることがあります。定義した境界線の外にある要素が、問題にどのように影響しているか（あるいは影響されていないか）を考慮することも重要です。
- 定義の見直し: 分析を進める中で、最初に定義したシステム範囲では問題の本質が見えてこないと感じるかもしれません。その際は、恐れずに境界線を見直したり、新たな構成要素を取り込んだり、分析の焦点を変更したりしてください。
まとめ
本記事では、プロジェクトで直面する「目の前の課題」をシステム分析の対象として捉え、その分析範囲を定義するステップについて解説しました。
- 解決したい「問題」を明確に定義する。
- 問題に関連する要素を洗い出す。
- 分析対象の「境界線」を設定する。
- 境界線内の要素間の「関係性」や「動態」を仮説として捉える。
このステップは、システム分析の最初の一歩であり、今後の分析を効果的に進めるための土台となります。分析範囲が定まれば、情報の収集や整理、構造の可視化（因果ループ図など）といった次のステップへスムーズに進むことができます。
システム分析は、一朝一夕に身につくスキルではありませんが、目の前の課題をシステムとして捉え直し、その構造を理解しようと試みることから始まります。ぜひ、あなたのプロジェクトで抱える具体的な課題を一つ取り上げ、本記事で紹介したステップに沿って分析対象の定義に取り組んでみてください。
システム分析を通じて問題の構造が見えてくれば、表面的な対処では得られない、根本的な解決につながる「てこの原理」がきっと見つかるはずです。
次の記事では、定義したシステム範囲をもとに、要素間の関係性を可視化する「因果ループ図」の作成について解説します。